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【求助帖】从技术转为项目经理后,如何快速进入角色?

来源:博客园

近日,看到了一个求助贴,小李今年26岁,干了两年技术后,现在转行到项目经理的岗位。每天东奔西跑、天天加班还是感觉很吃力、工作也没有成效,想问下如何能快速进入角色?


(资料图)

那么小李的一天具体是怎么样的呢?

从技术转为项目经理后的一天(周五):

上午9点:准备周会汇报的PPT;30分钟后,发现项目进度的数据不明,紧急召开了项目团队会议。

上午11点:经历1小时的沟通后,意外发现客户的紧急需求毫无进展,成员纷纷吐槽做不了,小李只能撸起袖子自己干。

下午3点:午休的时间缩短至10分钟,拼命干新需求的进度才完成了一小半。这时客户又打电话过来投诉外派的团队成员工作态度有问题。

下午4点:各种电话沟通,终于把甲方和项目成员都安抚好了,此时距离汇报还剩1小时不到,只能匆忙准备好PPT。

下午6点:汇报结束,由于项目运营数据梳理得一团乱,被领导批评、要求重做。客户催进度的信息又接踵而至......

小李的一天如此的忙,但周会的材料需要重做、客户的新需求也没有完成;忙着忙着就偏离了今天的工作目标。其实这主要跟小李之前做技术时的思维有关,没有具备项目经理岗位的管理思维;思维的转变是快速适应项目经理岗位的核心。那么它们二者都有什么区别呢?

1.技术型思维VS管理型思维

技术型思维下的工作开展状态就像小李,没有全局思维,着眼于具体的事;而管理思维应具备全局观、更加着眼于人的维度。

1.1技术型思维

以过程为中心:关注项目任务本身,而不是整体目标;

局部思维:关注细节,工作缺乏全局规划;

以个人为中心:习惯个人单打独斗;

思考问题:偏向模式化、刻板。

1.2管理型思维

以目标为中心:关注整体目标,给各种影响目标实现的因素进行优先级区分;

整体思维:采用结构化的分析、自上而下进行分解;

以团队为中心:关注团队内的各个成员,合理分工、发挥其优势;

思考问题:更加灵活、变通。

1.3具备管理型思维怎么处理小李的工作?

小李偏向于技术型思维,在遇到各种突发问题时,急于去解决、甚至是自己单打独斗;没有站在全局的角度上,以目标为导向去解决问题。

周五原定计划是进行项目汇报,应是当天最为重要的事件。

可以借此机会让领导层了解进度的同时,方便向他们寻求支持。它涉及到运营数据的整理,作为项目的负责人,要全面掌握项目进度,应制定规则、要求团队成员定期汇报。

而甲方新增需求无人负责的情况属于资源调拨的问题,而不是自己干就能解决的。

应该在了解具体需要何种资源类型后,及时向上沟通、进行资源申请;并及时跟甲方反馈进度。

如发生其它突发问题都应在进行优先级区分后、逐步处理。

着眼于紧急重要的问题,尽量带领团队去解决、而非自己单打独斗。

上述案例中的两大难题是缺乏对项目的实时监控造成,借助专业的项目管理软件则能弥补个人能力所欠缺的模块,帮助小李更加高效度过一天。

2.借助易趋项目管理软件,轻松度过“周五”

下面易趋为例,看看小李借助专业的项目管理软件怎么度过这一天。

2.1上午9点,5分钟获取项目运营数据

借助易趋项目管理软件开展项目,系统会自动抓取项目各项运营数据,生成项目周报、月报等项目状态报告以及多维度的项目报表(项目任务、成本、风险、问题、工时和费用等六个维度)。

对于周五需要进行汇报的小李,最需要的是本周的项目各项运营数据。借助易趋项目管理软件项目状态报告—周报模块,就可以轻松获取所需信息。

它包含六个维度的数据:项目管理阶段进展、项目交付物完成情况、本周执行任务的完成情况、下周待执行的任务、存在的风险及问题。报告内容全面、数据精确,小李也可以直接将报告导出,方便领导查看。

(易趋项目周报视图)

如需对项目运营数据的关键指标进行分析,也可借助项目报表模块,系统可以根据数据生成各项图表。

(易趋项目报表视图)

2.2上午10点,发现项目新增需求进度延误

周例会所需的资料轻松完成后,小李这时可以处理每日必做工作——跟进项目进度。

以往需要召开项目会议获取,借助项目管理软件的项目计划模块,小李可以快速查看完成情况。

项目团队成员每日拖拽进度条来快速汇报工作进度,系统就会实时更新数据。项目计划会以红绿灯的形式展示每个任务的进度情况,提示是否延误;如延误也会展示出具体逾期天数。

小李能快速掌握项目进度、及时发现新增需求延误的风险、提前处理,而不是等到项目汇报当日才发现问题而手忙脚乱。

(易趋项目计划视图)

2.3上午11点,进行资源需求申请

小李发现新需求进度延误的风险后,快速跟相关责任人沟通后发现是技术问题,就可以立马向上反馈、说明事情的紧急程度,进行资源需求的新增申请。

易趋项目管理软件支持资源池的建立和维护,对于组织内所有资源的基础信息进行详细备案,如擅长的技能、参与的项目等;同时对他们的分配使用情况进行实时跟进跟踪。

小李在资源需求模块可以对资源计划做出修订,根据所需资源类型进行申请。提交后,团队/部门经理就会收到需求申请,并根据资源池内的人员使用情况进行科学的调拨、避免人员工时分配超支的情况。

(易趋资源需求视图)

原本一天的时间都无法妥善处理的工作,借助易趋项目管理软件,可以在半天内进行统筹、协调,掌握项目概况,并做好应对措施。下午的时间就能够做到胸有成竹,拿着准备好的数据和方案跟甲方沟通反馈需求进度,避免甲方频繁催活。周五的一天就在从容、轻松的状态下度过了。

3.总结

小李在转换岗位后,其工作思维还是偏向于原有的技术型思维,这造成了工作努力但收效甚微的情况。项目经理的角色应该是统筹全局的指挥官,而不仅仅是具体工作任务的完成者,工作的重心应从专注于局部转变到专注于全局。在完成思维的转变后,借助一款专业的项目管理软件,能更好地辅助小李高效开展项目。

对于文中提到的易趋项目管理软件有需要的可以点击链接申请试用、详细了解一下。

申请链接:http://www.etppm.com/jsp/lanyun/apply/purchaseInformation.jsp

关键词: 项目管理 项目经理 项目进度