世界速看：制度范文集锦--行政费用管理制度

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世界速看：制度范文集锦--行政费用管理制度

2023-06-26 05:51:45 来源：企业管理精英实务

行政费用管理制度

第1章总则

(资料图)

第1条为加强工厂对行政办公费用的管理，掌控行政办公费用的支出，降低工厂的运营成本，特制定本制度。

第2条本制度适用于工厂各职能部门及生产车间的行政办公费用的管理。

第2章行政费用预算与计划

第3条工厂的各职能部门及生产车间应在每年的12月20日之前编制各部门、车间的行政费用需求计划，并交行政部编制工厂年度行政费用预算。

第4条年度行政预算的编制依据。

1．各部门、车间的行政费用需求计划。

2．行政费用预算编制与执行的历史记录。

3．工厂的现状。

第5条行政部应编制年度行政费用预算草案征求财务部的意见进行修改，以形成正式的年度行政费用预算。

第6条年度行政费用预算必须经过工厂主管副总的审核与总经理的审批后，方可列入工厂的年度预算计划。

第7条行政部应分解行政费用的年度预算，并确定各部门、车间的费用支出指标与具体的费用控制指标，以控制行政费用的支出，利于对行政费用的支出进行考核。

第8条各职能部门与生产车间应在每月25日之前编制各单位的行政费用开支计划，经行政部经理、主管副总的审核及总经理审批同意后作为工厂下月的行政费用开支计划予以执行。

第9条工厂的行政费用支出计划必须留有弹性，在必要时可根据具体的情况进行调整。

第3章行政费用的管理

第10条工厂行政费用的审批程序。

1．各部门经理或车间主任在权限内进行审核。

2．行政经理在权限内进行审核。

3．主管副总在权限内进行审核。

4．总经理进行审批。

5．财务部拨款审核。

第11条各部门、车间的行政费用支出经过审核后，一律从财务部借支，并根据发票到财务部进行销账。

第12条行政费用支出计划之外的或行政费用预算之外产生的费用必须经总经理审批方后可报销。

第13条办公用品及低值易耗品的费用管理。

1．由行政部在综合平衡各部门的使用需求后，同意进行采购、验收、入库，并根据发票、入库单进行报销。

2．各部门急需或特殊的办公用品，经特批后可自行采购。

（1）单价在元以下或总价在元以下，由行政部经理审批即可。

（2）单价在元以上或总价在元以上，由主管副总进行审批。

（3）单价在元以上时，必须经过总经理的审批。

（4）办公用品购买后，应向行政部提交实物及发票或凭证，经行政部经理验收签字后，到财务处报销。

第14条车辆使用费用管理。

1．车辆使用费用包括油费、过路费过桥费、维修保养费、停车费等。

2．行政部应在掌握车间维护、使用、油耗等情况的基础上，制订车间费用的月度开支计划。

3．油费报销需要驾驶员在发票背面注明行车起始路程，行政部根据车辆里程表、耗油标准、加油的时间、数量、用车记录等进行复核，由行政部经理签字验收。

4．过路费过桥费与维修保养费由驾驶员每月汇总报销一次，行政部根据派车记录及发票进行复核，由行政部经理签字验收。

5．车辆进行维修前必须提出书面报告，说明维修的原因及费用预算；报销时，应仔细列出详细费用清单与发票一起报行政部经理审核。

第15条交通费管理。

1．工厂外勤人员每天的交通费标准为元，外勤人员凭借乘车发票进行报销；超过报销标准时，应详细说明原因并经行政部经理审核。

2．凡工厂派车或确定有客户进行接送时，均不报销交通费。

第16条应酬招待费用。

1．工厂各部门对外应酬招待的标准，应根据工厂对外接待办法的文件确定。

2．各部门进行应酬接待时，必须进行申请并得到不低于行政部经理级别人员的批准。

3．各部门的应酬接待，原则上不允许“先斩后奏”，确因特殊原因无法事先办理时，应及时通过电话

申请。

4．各部门的应酬接待一般在定点酒店、宾馆进行，并进行签单，月底统一结算。不得擅自在他处或使用现金结算。

第17条对外宣传费用的管理。

1．工厂有关部门进行对外宣传活动时，要本着费用最小化、效果最大化的原则进行，严格控制活动中所需费用的支出。

2．对外宣传活动的费用支出一般包括以下五个方面。

（1）活动费用，包括制作费、摄影费、用具费、租赁费等。

（2）人工费用。

（3）日常费用，包括差旅费、住宿费、编辑费、会议费、资料费、通信费、交际费等。

（4）捐款。

3．对外宣传费用的预算于每年年初在董事会会议上作为办公费用预算的一项进行确定，其数额原则上不超过营业收入的0.2%。

第4章附则

第18条本制度由行政部制定，其解释权、修改权归行政部所有。

第19条本制度经总经理办公会议审议后，自下发之日起执行。

质量管理体系建立控制制度

第1条为使质量管理体系的建立、管理工作规范化、程序化，提高工厂产品和服务的质量，特制定本制度。

第2条质量管理部负责建立质量管理体系，各职能部门予以配合。

第3条质量管理体系的建立包括以下四个部分。

1．策划和设计质量管理体系。

2．编制质量管理体系文件。

3．试运行质量管理体系。

4．审核和评审质量管理体系。

第4条策划和设计质量管理体系。

1．质量管理部应对工厂的决策层、管理层和执行层进行培训，使其对质量管理体系有统一的认识。

（1）向决策层介绍质量管理，说明建立、完善质量管理体系的迫切性和重要性，使其明确自己在质量管理体系建立中的关键地位和指导作用。

（2）管理层主要指技术部和生产部的负责人，以及与建立质量管理体系有关的人员。

（3）执行层是指基层工作人员，对其进行培训的主要内容与其岗位涉及的质量活动有关，具体包括以下三方面内容。

① 在质量活动中应承担的任务。

② 完成任务应赋予的权限。

③ 造成质量过失应承担的责任。

2．质量管理组织。

（1）工厂成立建设领导小组，总经理担任组长，质量管理部经理为副组长。其主要任务包括三个方面。

① 体系建设的总体规划。

② 制定质量方针和目标。

③ 按职能部门进行质量职能的分解。

（2）质量管理部经理组建中层管理小组，以各职能部门经理为组长，其主要任务是具体组织实施质量管理体系建设的总体规划。

（3）各职能部门建立起明确质量管理体系管理的要素工作小组。要素工作小组在工作过程中要注意以下问题。

① 任务目标明确。

② 明确质量管理体系建设任务的时间表、主要负责人和参与人员以及他们的职责分工和相互协作关系。

③ 重点把握质量管理体系中的薄弱环节及关键的少数。

3．确定质量方针和质量目标。

质量管理体系的质量方针和质量目标应按以下要求确定。

（1）与总方针相协调。

（2）结合组织的特点。

（3）确保各级人员都能理解和坚持执行。

4．现状调查和分析。为了合理地选择质量管理体系要素，需进行现状调查和分析，调查和分析内容如下。

（1）分析工厂的质量管理体系情况，以便根据所处的质量管理体系情况选择质量管理体系要素的要求。

（2）分析产品的技术密集程度、使用对象、产品安全特性等，以确定要素的采用程度。

（3）分析工厂的管理机构设置是否适应质量管理体系的需要。

（4）生产设备和检测设备能否适应质量管理体系的有关要求。

（5）分析技术、管理和操作人员的组成、结构及水平状况。

第5条编制质量管理体系文件。

1．在完成质量管理体系的策划和设计工作后，工厂才可正式制定质量管理体系文件。

2．质量手册由质量管理部统一组织编制，其他体系文件应按分工由归口职能部门分别编制。

3．质量管理体系文件的编制应结合本工厂的质量职能分配进行。

4．为了使所编制的质量管理体系文件做到协调、统一，应注意以下两点。

（1）在编制前应制定“质量管理体系文件明细表”。

（2）将现行的质量手册、企业标准、规章制度、管理办法以及记录表收集在一起，与质量管理体系要素进行比较，以确定新编、增编或修订质量管理体系文件项目。

5．在文件编制过程中要加强文件之间的层次性与协调性，以提高质量管理体系文件的编制效率。

6．编制质量管理体系文件时，要从总体上和原则上满足ISO9000标准，同时要在方法上和具体做法上符合本工厂的实际。

7．质量管理体系文件编制完成后，要经质量管理部经理审核后报总经理审批。

第6条试运行质量管理体系。

1．质量管理体系文件编制完成后，工厂要进行质量管理体系试运行。

2．质量管理体系试运行要注意以下要点。

（1）有针对性地宣传质量管理体系文件，使全体员工全面深入地了解新建立的质量管理体系。

（2）全体员工要将试运行过程中发现的问题，以及改进建议反映给有关部门。

（3）相关部门要针对质量管理体系试运行暴露出的问题制定纠正措施。

（4）所有与质量活动有关的人员都应按体系文件要求，做好质量信息的收集、分析、传递、反馈、处理和归档等工作。

第7条质量管理体系的审核与评审。

1．质量管理体系审核的重点是审核质量体系的符合性、有效性和适合性。

2．质量体系审核分为文件审核和现场审核两个阶段。

（1）在文件审核阶段，主要对质量体系文件，如质量手册及各种体系程序文件是否符合约定标准或合同的要求进行审核，这种审核也称为“符合性”审核。

（2）在现场审核阶段，要对实际的质量活动是否与质量保证标准、质量手册或程序文件的规定相一致进行审核。这种审核是对“有效性”进行审核。在对现场审核结果的分析中应对质量体系活动是否适合于达到既定的质量目标进行评价。这就是“适合性”审核。

第8条本制度由质量管理部制定，经总经理批准后实施。

第9条本制度自颁布之日起实施。

质量体系文件控制制度

第1条目的。为规范质量体系文件和资料的管理，确保质量体系文件和资料使用的有效性，特制定本制度。

第2条范围。本制度适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制与管理。

第3条责任权限

工厂主管副总负责组织质量管理部门相关人员编制、修订、管理质量管理体系的“手册”和“程序文件”，并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制；各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理；档案管理员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

第4条文件与资料的分类。工厂质量体系文件可分为以下四类、

1．质量手册。

2．程序文件。

3．外来文件。

4．其他质量文件。

上述文件和资料又分为受控文件和非受控文件。工厂内发放的质量手册为受控文件，由主管副总批准发放到工厂外部的为非受控文件，受控文件用红色\"受控\"及\"归口部门代号\"印章标记。程序文件为受控文件。

第5条文件的编写。主管副总负责组织质量体系小组编写《质量手册》各个章节，手册内容应相互协调，避免重复与遗漏。质量管理部门组织有关部人员根据《质量手册》的要求编写程序文件，其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。

第6条文件的审批。质量手册由主管副总审核、总经理批准；程序文件由部门负责人审核、总经理批准。文件审批的主要内容有以下几点。

1．内容是否符合本工厂质量管理体系标准，职责是否明确、合理。

2．各文件之间是否具有协调性。

3．是否符合工厂的质量目标和发展规划及政府相关政策。

第7条文件的发放。

1．质量手册与程序文件由总经理批准后的五日内发放，使用人在“文件领用登记表”上签字，受控文件必须加盖红色“受控”及“归口部门代号”印章。质量手册和程序文件发放范围为总经理、主管副总及各部门负责人。

2．外来文件由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门，文件原稿由档案管理员保管，文件作废后由档案管理员收回并填写销毁清单，报主管副总批准后销毁。

3．其他质量文件由文件编制部门根据文件内容发放给相关部门，领用人在文件领用登记表上签字。

档案管理员编制和汇总工厂质量体系文件和资料的有效版本清单，各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。如文件发生破损，由文件执行部门提出书面申请，由主管副总批准后由资料管理员发放、收回破损的文件，并在备注栏中注明“更换”字样。

第8条文件的复审与更改。

1．质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审，每年复审一次。

2．对不合适的文件应重新修订，对适用的文件在文件首页右上方文件编号处加盖红色确认印章。

3．如文件需要更改，由原编制人员或主管副总指定的人员填写更改通知单，经原审批人员或经授权人员审批后实施更改，并在手册或程序文件修改记录表上登记。

第9条文件的更换与作废。

1．文件如果不适合工厂发展的需要应重新修订或更换，主管副总在新文件发布后五日内通知有关部门换用新文件。

2．新版文件实施后，原文件自行作废，由档案管理员按原文件收发登记表统一收回，并填写文件销毁清单，原版文件及一份复印件封存备查，并加盖红色“保留”印章。

第10条外来文件的管理。

1．外来文件包括：本行业强制执行的法律、法规、条例；工厂选定执行的国家或行业标准顾客或其他单位提供的有关物业管理的来文、来函。

2．对于外来文件，档案管理员应建立收发台账，以便追溯其来源和分布。

3．工厂所有属于受控制范围的外来文件，由质量管理部经理填写“文件处理表”，连同文件一并呈总经理阅批，并按阅批意见传递分发或归档。

第11条文件的归档。

1．质量体系文件和外来文件一律应归档，归档文件一律为正本且不加盖受控状态标识和编号（外来文件除外），文件的发布审批单、更改审批单、文件处理表应随正本一起归档。

2．文件的更改通知、更改换页及换版的文件一律归档。

3．档案管理员应建立“文件归档清单”。

第12条文件的借阅。文件原件一律不准外借，非本工厂人员需借阅，由主管副总审批后可借阅复制件；若需复制，应经总经理批准，并填写文件收发登记表；任何部门未经批准，不准擅自复制受控文件。

第13条文件的保管。

1．档案管理员应保持文件夹的完整、齐全；文件的保管环境应适宜，防止文件丢失、损坏和污染，同时便于存取查阅。

2．文件的持有部门或持有人员应持有经批准的带现行更改状况的有效文件的清单，以便于检索并了解文件变动的情况。

第14条本制度由质量管理部制定，解释权归质量管理部所有。

第15条本制度自颁布之日起执行。

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